Veel organisaties werken dagelijks met software waarin belangrijke bedrijfsgegevens worden opgeslagen. Denk aan klantinformatie, financiële administratie, contracten en interne documenten. Deze gegevens zijn vaak ondergebracht in systemen die door een externe softwareleverancier worden ontwikkeld en onderhouden. Dat brengt voordelen met zich mee, maar ook een risico. Wanneer een leverancier stopt of zijn verplichtingen niet meer kan nakomen, kan dat direct gevolgen hebben voor de toegang tot die software en de bijbehorende data.
Een escrow regeling is ontwikkeld om dit risico te beperken.
De rol van een escrow regeling
Bij een escrow regeling wordt belangrijke software-informatie opgeslagen bij een onafhankelijke derde partij. Deze partij bewaart bijvoorbeeld de broncode van de software, technische documentatie en andere onderdelen die nodig zijn om het systeem te laten functioneren.
De organisatie die dit beheert wordt een escrow-agent genoemd. Deze partij staat tussen de softwareleverancier en de klant in en zorgt ervoor dat de opgeslagen informatie veilig en vertrouwelijk wordt bewaard.
De informatie wordt niet zomaar gedeeld. In de escrow overeenkomst wordt vooraf vastgelegd in welke situaties de gegevens mogen worden vrijgegeven. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer een leverancier failliet gaat, stopt met de software of de dienstverlening niet meer kan leveren.
Minder afhankelijkheid van één leverancier
Veel bedrijven realiseren zich pas hoe afhankelijk ze zijn van software wanneer er iets misgaat. Wanneer een systeem plotseling niet meer beschikbaar is, kunnen bedrijfsprocessen stilvallen. Medewerkers kunnen niet meer bij hun gegevens en belangrijke informatie kan tijdelijk onbereikbaar worden.
Een escrow regeling zorgt ervoor dat organisaties minder afhankelijk zijn van één leverancier. Doordat de broncode en documentatie veilig worden opgeslagen, blijft het mogelijk om de software opnieuw te gebruiken of door te ontwikkelen.
Wanneer de escrow informatie wordt vrijgegeven, kan een organisatie bijvoorbeeld een andere IT-partij inschakelen om het systeem te beheren of opnieuw op te bouwen. Hierdoor blijft de continuïteit van de software gewaarborgd.
Bescherming van bedrijfsdata
Naast de software zelf speelt data een belangrijke rol. In veel systemen wordt dagelijks nieuwe informatie opgeslagen. Denk aan klantcontacten, bestellingen, rapportages en andere bedrijfsgegevens.
Wanneer toegang tot de software verloren gaat, kan ook de toegang tot deze data verdwijnen. Dat kan grote gevolgen hebben voor een organisatie.
Een escrow regeling helpt om dit risico te beperken. Doordat de technische basis van de software beschikbaar blijft, kan het systeem opnieuw worden opgezet. Hierdoor blijven ook de opgeslagen gegevens toegankelijk.
Voor organisaties die werken met gevoelige of waardevolle data kan dit een belangrijk onderdeel zijn van hun risicobeheer.
Escrow als onderdeel van professioneel IT beheer
Steeds meer bedrijven nemen een escrow regeling op in hun softwarecontracten. Vooral wanneer software een belangrijke rol speelt in de dagelijkse bedrijfsvoering wordt dit gezien als een logische veiligheidsmaatregel.
Het opnemen van een escrow regeling laat zien dat organisaties bewust omgaan met digitale afhankelijkheden. Het is een manier om vooraf na te denken over mogelijke risico’s en daar duidelijke afspraken over te maken.
Door software en documentatie veilig te laten bewaren bij een onafhankelijke partij zoals bijvoorbeeld Software borg ontstaat er extra zekerheid. Bedrijven weten dat zij toegang kunnen houden tot hun systemen, zelfs wanneer er onverwachte problemen ontstaan bij de leverancier.
In een tijd waarin digitale systemen steeds belangrijker worden voor organisaties, kan een escrow regeling daarom een waardevolle bescherming bieden voor zowel software als bedrijfsdata.
